El mayor ladrón de tiempo en la oficina no ha sido el café: han sido las aplicaciones de productividad que prometieron ayudarte

Se tiende a pensar que el principal motivo en la pérdida de la productividad en el trabajo se debe a una mala organización del tiempo o por procrastinar las tareas. Es decir, por dejar las tareas pendientes para más tarde. Sin embargo, un estudio llevado a cabo por la plataforma de gestión de proyectos Lokalise, ha revelado un sorprendente motivo por el que las jornadas laborales no dan tanto de sí como te gustaría: se utilizan demasiadas aplicaciones y herramientas digitales en el trabajo diario.

Este fenómeno se ha denominado "online tool fatigue" o fatiga por exceso de herramientas digitales. Según los resultados revelados por la encuesta de Lokalise, cuando se utilizan demasiadas aplicaciones de mensajería, correo, gestión de datos o gestión de proyectos, en lugar de ayudar a ser más productivos, sucede justo lo contrario y la productividad cae en picado.

Imposible concentrarse. Según los datos del estudio Lokalise, basado en la opinión de más de 1.000 trabajadores de oficina en EEUU de distintos sectores profesionales, estos empleados experimentan a diario constantes interrupciones en su concentración cuando reciben un mensaje a través de la app de mensajería del trabajo, deben responder a un correo electrónico, etc.

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Los datos apuntan a que el 17% de los encuestados cambia entre pestañas, aplicaciones o plataformas más de 100 veces en un solo día laboral. El 56% de los trabajadores entrevistados aseguró a la plataforma que la fatiga de herramientas, como la alternancia entre ellas y las notificaciones, afecta de forma negativa a su concentración y productividad.

Dos semanas saltando entre aplicaciones. De media, este cambio constante entre aplicaciones y atención a las notificaciones hace que los empleados pierdan una media de 51 minutos, aunque un 22% asegura que el tiempo perdido asciende a más de dos horas semanales.

Esta cifra puede parecer poca cosa, pero si se suma ese tiempo por todos los empleados de una empresa y se computa a un año laboral completo, implica una pérdida anual de entre una semana y dos semanas y media de tiempo no productivo. Todo ello por algo tan nimio como es hacer clic en una ventana para cambiar de app.

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Demasiadas apps. El 55% de los participantes asegura que utiliza entre tres y cinco aplicaciones informáticas en trabajo diario, mientras que un 31% de los empleados asegura que usa entre seis y diez aplicaciones para hacer su trabajo.

Los datos de uso recogidos apuntan a que las herramientas de productividad que más tiempo consumen son las de correo electrónico con un 47%, seguido por las apps de mensajería profesional como Slack, Teams o Discord con un 35%. Sorprendentemente, las herramientas de videollamada, sobre las que se soportan la mayoría de las reuniones, se encuentra en tercer lugar en cuanto a tiempo de jornada consumido, con un 22%. Por debajo del 17% se encuentran otras aplicaciones más específicas como el calendario, sistemas de almacenamiento en la nube (Google Drive, Dropbox, OneDrive, etc) o sistemas de soporte y asistencia como Asana, Jira, Zendesk o Salesforce.

Cambiar de app es como cambiar de tarea. Aunque forme parte de la resolución de una sola tarea, la alternancia constante entre aplicaciones produce un efecto cognitivo similar al que se produce con la multitarea.

Al cambiar de entorno gráfico, funciones y funcionamiento de cada plataforma, el cerebro necesita un cierto tiempo para procesar el cambio, rompiendo la inercia de concentración que alcanza al realizar una determinada tarea en una de las herramientas. Este efecto de cambio constante genera fatiga mental y hace que el cerebro necesite varios minutos para volver a concentrarse en la tarea principal después de cada interrupción.

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Imagen | Unsplash (Swello) 

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Fuente: Xataka
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